Езда на служебном авто

Езда на служебном авто

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации есть работники, которые не являются водителями автомобиля по своей должности (то есть это могут быть руководители и специалисты различных подразделений), но за ними приказом по организации закреплен автотранспорт, для выполнения своих трудовых функций они используют служебный автомобиль. Им выдают путевые листы, они проходят предрейсовый и послерейсовый медосмотр.
Можно ли их допускать к управлению транспортным средством без предварительного и периодического медосмотра? Обязан ли работодатель таких работников направлять их на периодический или предварительный медосмотр?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В связи с тем, что управление служебными автомобилями в рассматриваемом случае представляет собой не трудовую функцию работников, а способ выполнения ими своих трудовых обязательств по занимаемой должности, то, на наш взгляд, обязанностей по проведению периодического медицинского осмотра у работодателя не возникает. В то же время существуют риски признания контролирующими органами и (или) судом, что такие работники исполняют функции водителя, и, соответственно, привлечения работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Вопрос: Сотрудники организации при исполнении трудовых обязанностей используют транспортные средства. В трудовую функцию работников, которым переданы транспортные средства, не входит осуществление перевозок, они не являются водителями. Использование автомобиля позволяет им и организации в целом оптимизировать расходы, снижая транспортные издержки. Должен ли проводиться предрейсовый осмотр сотрудников, пользующихся транспортными средствами, в тех случаях, когда организация (не занимающаяся транспортными перевозками) передает свои транспортные средства работникам для использования в служебных и в личных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Нужен ли путевой лист, если я использую служебный автомобиль в личных целях?

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Источник

Как оформить служебный автомобиль для личных целей

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений. А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

Навигация по статье

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:

Устный договор. При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.

Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял. В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов. Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.

Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.

Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.

Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.

Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.

Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.

Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.

В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.

Есть ли разница, для каких целей используется?

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Договор безвозмездного пользования

Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.

Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:

Договор аренды транспортного средства без экипажа

По ст.642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.

Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник

Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

Документы – основания для выплаты компенсации

Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. 2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее – Приказ Минфина РФ № 16н). В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 – 6,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – Письмо Минфина РФ № 57). Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Об иных документах в данном письме не говорится. Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150.

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны:

– соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;

– приказ руководителя о выплате компенсации;

– должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140. Чиновники указывают:

1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. 188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;

3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Путевой лист: выдавать или нет?

Согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776, от 20.09.2005 № 20‑12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6).

Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н [1] типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5–14,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008).

Размер выплаты: нормирован или нет?

По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением. Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н.Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы:

Предельные нормы компенсации в месяц, руб.

Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности)

Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. – для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб. – для авто с объемом двигателя свыше 2 л).

Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24, указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414. В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).

Источник